Comment permettre un gain de productivité via la matrice Eisenhower ?
De nos jours, il est primordial de savoir où donner de son temps afin de l’optimiser au maximum. Régulièrement se présente à nous des tâches de travail urgente et quotidienne, or nous faisons face à cela avec un manque de motivation et ou de production. Ce manque d’efficacité peut parfois nous conduire vers un état de stress, d’anxiété, mais aussi d’appréhension. Dans l’objectif d’accomplir nos objectifs dans les temps en toute sérénité, sans être face à une source néfaste pour le corps et l’esprit, la matrice Eisenhower permet un gain de productivité par l’organisation des tâches en fonction de l’importance de chacun.
Le temps, ami ou ennemi ? Telle est la question. La réponse, Eisenhower nous la donne grâce à sa matrice d’aide à la décision qui lui a rendu bien des services pendant les guerres qu’il a eues à mener au nom de la liberté et de la démocratie pendant la 2e guerre mondiale et la guerre froide.
Mais qui est Eisenhower et qu’est ce qui fait la popularité de sa méthode ?
34ème président des États-Unis de 1953 à 1961 Dwight Eisenhower de son nom complet à tenu un rythme de vie à une haute échelle de productivité dans des domaines divers et variés à travers ses expériences. Il a été promu général cinq étoiles, chef-d’état major de l’armée américaine, chef des forces de l’OTAN, puis président des États-Unis à deux reprises.
Ce qui explique le succès d’Eisenhower et l’impact qu’il à eu lors de la guerre, c’est principalement grâce à la stratégie et les méthodes de management qu’il à su mettre en place avec la matrice d’Eisenhower. La force de cet outil, c’est l’extraordinaire simplicité, accessible à tout un chacun. Une matrice à 2 entrées pour ne plus se tromper sur la gestion des vraies priorités et pour économiser ce temps si précieux dans nos activités journalières.
La matrice Eisenhower est donc un outil qui facilite le gain de productivité. Elle contribue à une optimisation des temporalités appliquées à nos tâches associées à une gestion améliorée du temps.
Dans cet article nous vous présentons le tableau de gestion des priorités pour un management et une productivité efficace :
1. La matrice Eisenhower idéale pour le gain de productivité
2. Quadrant numéro 1 : Les tâches urgentes et importantes
3. Quadrant numéro 2 : Les tâches non-urgentes mais importantes
4. Quadrant numéro 3 : Les tâches urgentes mais non-importantes
5. Quadrant numéro 4 : Les tâches ni urgentes ni importantes
6. Quelques outils indispensables pour le gain de productivité
La matrice Eisenhower idéale pour le gain de productivité
Tableau de gestion des priorités pour un gain de productivité : la matrice Eisenhower (cf. image)
La matrice Eisenhower se divise en 4 quadrants, nous avons d’une part les tâches importantes et urgentes, les tâches non-importantes mais urgentes, les tâches importantes mais non-urgentes, puis enfin des tâches non-importantes et non-urgentes. Toutefois, comment faire la différence entre une tâche importante et une tâche urgente ? Premièrement, nous pouvons dire que les activités dites importantes nous permettent de progresser dans nos objectifs qui peuvent être professionnels ou personnels. Quant aux activités dites urgentes, elles requièrent une sollicitude immédiate et fonctionnent selon certaines conditions tout en étant souvent liées aux objectifs de quelqu’un d’autre.
La matrice Eisenhower va nous permettre d’organiser de manière efficace nos travaux, en priorisant les tâches importantes et urgentes. Ce qui facilitera d’une part la prise de décision sur les tâches à effectuer en première ligne ainsi que ceux dont on devrait déléguer à un collègue ou autre personne.
Quadrant numéro 1 : Les tâches urgentes et importantes
Les tâches urgentes et importantes sont des tâches qui requièrent une attention immédiate et qui doivent être effectuées rapidement. De manière générale, ce sont des tâches composées d’un délai daté, dans un contexte de crises, de troubles etc…
A titre d’exemple, nous pouvons illustrer cela par les situations suivantes :
- Une offre de service qui doit être rédigé et envoyé au concerné, survenant quelques heures avant la rencontre
- Un accident grave se produisant de manière inattendue
- Gérer un collaborateur qui n’a pas fait son travail et dont plusieurs livrables sont attendus
Pour éviter que certaines tâches finissent dans ce quadrant, il est préférable d’anticiper, de prioriser et de planifier nos tâches au maximum. Il faut prendre ses précautions et veiller à être régulier dans son travail afin d’être le plus efficace possible.
Quadrant numéro 2 : Les tâches non-urgentes mais importantes
A l’inverse, les tâches non-urgentes mais importantes sont des activités qui n’ont pas d’échéances pressantes, mais qui sont très importantes pour vous aider à atteindre vos buts. En général, nous pouvons associer cette catégorie à celle de la Loi Pareto (20% des tâches essentielles, produisent 80% des résultats). Les tâches présentes dans ce quadrant, sont très souvent planifiées à l’avance, pour préparer et anticiper nos futures actions.
Dans ce cas de figure, nous pouvons par exemple :
- Organiser les tâches de la semaine
- Faire du benchmark sur un futur sujet à traiter
- Préparer un plan d’action par rapport au budget prévu pour une campagne, etc…
Ce quadrant est d’ailleurs celle qui procure le plus de bonheur et de succès dans notre quotidien. Pour cela, il faut savoir être un minimum méthodique, tout en sachant ce que nous voulons et où nous nous dirigeons. Toutefois, ce quadrant nous incite à toujours penser dans le futur et à anticiper, ainsi, nous bannissons le temps présent. Il est donc préférable de faire la part des choses et de trouver un équilibre journalier.
Petite note : Nous n’aurons jamais de temps entièrement libre à nous. Quelle que soit la période, plus nous prendrons de l’âge, plus le temps nous manquera. Par l’intermédiaire de la matrice d’Eisenhower, nous apprenons à nous organiser afin de placer tous nos projets au sein de nos journées.
Quadrant numéro 3 : Les tâches urgentes mais non-importantes
Les tâches urgentes, mais non-importantes à l’inverse sont des activités qui requièrent toute notre attention car elles doivent être traitées impérativement. Cependant, la majorité des tâches de ce quadrant sont des sollicitations d’autres personnes, pour atteindre leurs propres buts, selon leurs propres priorités.
Nous pouvons retrouver dans ce quadrant divers exemples tels que :
- Le traitement d’e-mail concernant un contrat
- Le phoning afin de récolter des informations etc…
Ces tâches permettent donc généralement de venir en aide ou de débloquer la situation pour une tâche beaucoup plus importante. Cette tâche n’est pas forcément la nôtre est le progrès dans nos tâches personnelles reste faible. Elle aide principalement les autres à atteindre leurs propres objectifs.
Quadrant numéro 4 : Les tâches ni urgentes ni importantes
Quant aux tâches inutiles, elles sont des activités qui ne sont ni urgentes ni importantes. Elles font partie des divertissements. Ces tâches ne sont ni pressantes, ni utiles.
D’une manière plus générale, nous pouvons ici parler de passe-temps, dont l’intérêt est faiblement en lien avec un projet concret. Si nous voulons être productifs, il est important de s’accorder du temps. Cependant, le temps accordé ne doit pas être supérieur à 10% lors d’une journée, sous peine de perdre son efficacité.
Quelques outils indispensables pour le gain de productivité lorsque vous utilisez la matrice Eisenhower :
- Abstenez-vous d’utiliser plus de 5 à 8 tâches par quadrant pour éviter la saturation
- Décidez de vos propres priorités et effectuez-les en conséquence
- Planifiez vos tâches dans l’ordre de priorité et veillez à progresser dans celles-ci au cours de votre journée
- N’hésitez pas à utiliser des outils fonctionnant avec le système de la matrice d’Eisenhower telle que l’application Eisenhower elle-même. Vous pouvez aussi vous aider d’un Trello en le modélisant de manière à ranger vos tâches importantes et urgentes.
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